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為什麼教授那麼愛分「組」?


「蛤,又要分組喔,好麻煩!」

不知道在學校生活的你是不是很常聽到這句話呢?會有這樣的念頭,往往是因為不好的分組經驗:組員不負責任,都只有一兩個人在做事等。但為什麼教授還是這麼喜歡把大家分組呢?


其實這樣的方式一部分是為讓大家在學生時代便開始適應進入社會後的生活。因為進入職場後會發現一家公司,是由許多組織所建構而成(人力部門、會計部門、資訊部門……等等),而越大型的公司,其底下的組織數量跟規模就有可能更多更大,組織中更是有形形色色的人。那為什麼會有組織的存在呢?


組織在廣泛的定義上來說就是「一群特定的人為了達成某個目的,而進行有效率的結合」。除了企業裡各部門,舉凡大學生活裡各式各樣的活動,像社團、系上的營隊、之夜等,處理的事務範圍往往相當廣泛,而透過組織來進行分工,不僅能夠清楚劃分責任,驅使各部門為自身工作負責,也因為各部門通常擁有各自專業,能夠更有效率地釐清、處理問題,因此得以創造整體綜效,簡單來說就是一加一大於二。


然而,組織雖然有上述好處,但若沒有好好運作也會適得其反。而這常導因於組織中最重要也最複雜的元素──人。每個人都有自己的想法與個性,但組織只有一個,往往無法滿足所有人的期望或利益,顧此失彼的情況不在少數,或是意見分歧導致進度延宕等,都可能是組織會面臨的窘境。


而一個組織的資源有限(不管是時間、金錢或人力),為了盡可能降低組織內部的矛盾,讓整個組織有效率的運作,就會需要管理者去規劃這個組織目標所需的資源以達成公司或整體的使命,這就叫做「策略規劃」。這考驗了管理者的能力,因為其必須評估、比較自身與競爭者優劣,分析擁有的資源與企業的能力,再進一步偵測所處的環境,找出機會與威脅,最後提出一份符合企業經營目標完整的策略構想,並要讓下屬理解、信服並執行。

而所謂「策略」,就是達成企業長程目標的關鍵決策,以及據此所採取的關鍵行動與資源配置決定,提供給組織更好的發展方向與明確行事方向。

好的組織需要有好的策略規劃,而好的策略規劃也需要好的組織去做執行,因此兩者息息相關。因此我們不妨回過頭來看,試著在學校生活分組的過程中,學習運作基本的策略規劃,將這個團隊、組織究竟要達成什麼、要如何達成,明確且一步步地設立起來,將策略規劃帶入實施,讓分組能夠更有效率,不再只是惡夢!

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